Setiap perpustakaan memerlukan sistem informasi yang computerized untuk menunjang pelayanan kepada pengguna. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah dimaksudkan untuk memudahkan pekerjaan yang ada di perpustakaan, mulai dari pengadaan, sirkulasi, pengkatalogan, dan keperluan administratif perpustakaan. Penerapan teknologi informasi di perpustakan biasa disebut dengan otomasi.

Otomasi perpustakaan atau Library Automation adalah penerapan mesin-mesin komputer untuk semua kegiatan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengolahan, sampai ke layanan sirkulasi. Bisa juga Otomasi Perpustakaan diartikan dengan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Sehingga para pustakawan dapat menggunakan waktunya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang sudah diambil alih oleh komputer.

B. Manfaat Otomasi Di Perpustakaan

Diantara manfaat yang dapat diambil dari penerapan teknologi informasi bagi perpustakaan adalah :

1. Menyediakan akses yang cepat dan mudah akan kebutuhan informasi ;

2. Menyediakan akses jarak jauh bagi pemakai ;

3. Menyediakan akses 24 jam (bila sudah online di internet) ;

4. Menyediakan informasi yang lebih mutakhir.

C. Cakupan Otomasi

Adapun kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan secara otomasi di perpustakaan diantaranya yaitu :

1. Pengadaan koleksi

Dengan otomasi akan diketahui koleksi yang belum dan sudah dimiliki. Sehingga dalam pengadaan tidak akan terjadi penumpukan koleksi di satu sisi, dan kekurangan bahkan belum adanya koleksi di sisi lain.

2. Katalogisasi, inventarisasi

Dengan otomasi akan mempermudah dalam mengelompokkan jenis koleksi baik dari segi pengarang, judul, dan subyek. Termasuk dalam hal statistik, dengan otomasi akan dengan mudah dapat diketahui jumlah jenis koleksi yang dimiliki sekaligus yang sedang dalam peminjaman.

3. Pengelolaan penerbitan berkala

Termasuk penerbitan berkala adalah majalah, buletin, dan jurnal ilmiah.

4. Pengelolaan anggota

Pengguna/pemustaka dapat dikelompokkan sesuai dengan jenisnya. Misalnya jenis siswa, guru, dan karyawan. Masing-masing dari kelompok ini memiliki ketentuan, baik dalam jumlah dan lama masa pinjaman.

5. Sirkulasi

Sirkulasi merupakan kegiatan transaksi keluar dan masuknya bahan pustaka atau dengan kata lain peminjaman, pengembalian , denda, tagihan, dan pendaftaran anggota perpustakaan secara terintegrasi secara cepat. Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb :

 

a. Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpan ;

b. Menentukan apakah seseorang pemustaka dapat meminjam atau tidak ;

c. Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas-batas pengembaliannya ;

d. Memungkinkan seseorang pemustaka dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan ;

e. Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku.

6. Online Access Public Catalog (OPAC)

Dengan adanya OPAC, pemustaka tidak harus hadir secara fisik di perpustakaan. Cukup dengan tersedianya komputer yang terkoneksi internet, maka dapat diperoleh informasi tentang koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, termasuk data koleksi yang dipinjam oleh pemustaka.

D. Komponen Otomasi Perpustakaan

Ada tiga (3) komponen yang diperlukan dalam otomasi perpustakaan, yaitu pangkalan data, User/pengguna, dan perangkat otomasi.

1. Pangkalan Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur imbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model system informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

2. User/Pengguna

Dalam sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :

a. Supervisor.

Merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.

b. Operator Administrasi

Beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat ditangani oleh operator ini.

c. Operator Pengadaan dan Pengolahan.

Untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku dan label punggung.

d. Operator Sirkulasi.

Operator ini bertugas untuk melayani pemustaka yang hendak peminjam/memperpanjang/mengembalikan koleksi ataupun yang hendak membayar tanggungan denda.

3. Perangkat Otomasi

Ada dua perangkat yang digunakan dalam proses otomasi perpustakaan, yaitu :

a. Perangkat Keras

Perangkat keras adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, kertas, dan sebagainya. Sebuah komputer sudah cukup digunakan dalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pemustaka menjadi lancar, misalnya :

1) LAN Card.

Digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer. Sehingga semua kegiatan otomasi yang dilakukan bisa terpusat pada pusat data (Server) Aplikasi perangkat lunak otomasinya biasanya berjenis klien-server.

2) Sistem Security Gateway.

Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang dibawa pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan benar.

b. Perangkat Lunak Otomasi / Software

Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses. Pemilihan software ini bisa dibangun/dibuat sendiri, menggunakan opensource/software gratisan, atau membeli secara komersial.

Namun apapun jenis software yang dipilih, hendaknya memperhatikan beberapa hal, diantaranya sebagai berikut :

1) Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

2) Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.

3) Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.

4) Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.

5) Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna

6) Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

D. Kendala yang dihadapi dalam Otomasi

Disamping berbagai macam keunggulannya, otomasi tentu memiliki kendala-kendala yang dihadapi baik dari segi sumber daya manusianya maupun program yang digunakan. Adapun kendala-kendala yang dihadapi secara garis besar adalah sebagai berikut :

1. Kurangnya pengetahuan pustakawan Indonesia akan komputer dan aplikasinya, banyak kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang Otomasi dan Teknlogi Informasi.

2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalah perpustakaan

3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaan menggunakan format berlainan. Aibatnya pertukaran data tidak bisa dilakukan karena format tidak seragam. Indomarc telah membahas dari awal tahun 1990-an namun sampai saat ini belum ada kesepakatan tentang keseragaman sistem yang dipakai. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing.

4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang diterima oleh semua pihak. Otomasi perpustakaan khususnya otomasi katalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antar perpustakan. Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturan pengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia belumlah seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang)

5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan menyediakan dana khusus untuk software, seperti halnya dana yang disediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yang belum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan.

6. Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan.

E. Penutup

Meskipun sistem otomasi perpustakaan banyak memberikan manfaat, namun tidak semua perpustakaan sekolah dapat menerapkannya. Keterbatasan dana menjadi alasan utama atau kendala bagi perpustakaan sekolah untuk menerapkan computerized sistems, terutama dalam mengaplikasikan otomasi. Inilah fenomena yang ada di perpustakaan sekolah sehingga dari tahun ke tahun keadaan perpustakaan sekolah tetap memprihatinkan dan kurang mendapat sambutan dari para penggunanya. Perlahan-lahan namun pasti keberadaan perpustakaan konvensional dan manual akan ditinggalkan oleh para pemakainya.

Sistem otomasi perpustakaan akan menjawab kebutuhan pemakai, karena pelayanan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat sehingga terwujud efektivitas dan efisiensi dalam pelayanan. Dalam penelusuran informasi, hanya dengan menggunakan kata kunci tertentu akan ditemukan sejumlah informasi yang diinginkan. Disisi lain, otomasi juga dimaksudkan untuk mengubah paradigma bahwa perpustakaan bukan hanya merupakan pelengkap sarana pembelajaran saja, melainkan sebagai jantung dari sebuah lembaga pendidikan.

Oleh karenanya, suatu keniscayaan jika sumber daya manusia untuk keperluan program otomasi perlu disiapkan oleh sekolah melalui pendidikan dan pelatihan dan tidak ketinggalan pemilihan software dan hardware yang sesuai dengan kebutuhan otomasi.

 

 

Daftar Pustaka

 

 

Nurhadi, Muljani. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia.

Yogya : Andi Offset

Hendrowi. 2005. Salah Kaprah Perpustakaan Dijital di Indonesia

Surahman, Maman. 1999. Kemungkinan Pengembangan Perpustakaan Elektronik di

BPK . Jakarta : Penabur KPS

Suwahyono, Nurasih. 1999. Mempersiapkan Sumberdaya Manusia Bidang Dokinfo

Memasuki Abad Informasi

Juarsa, Ishak. 2003. Akases Informasi Offline atau Online

Subagyo,R. Harry. 2004. Strategi Membangun Sistem Otomasi Dalam Perpustakaan

Wahyudi, Kumoroto, dan Subandono Agus Margono, 1999. Sistem Informasi